Dacă ai cel puțin un angajat, cu normă întreagă, part-time sau sezonier, ai obligații de securitate și sănătate în muncă conform Legii nr. 319/2006 și normelor metodologice aprobate prin HG nr. 1425/2006. Nu contează forma juridică (SRL, PFA, II, asociație, școală) și nici mărimea firmei. Dovada că ți-ai îndeplinit aceste obligații este dosarul SSM: îl prezinți la controlul ITM și îl folosești atunci când se întâmplă ceva. Mai jos găsești ce conține, în ce ordine se organizează și ce greșeli se sancționează cel mai des.
Pe scurt: dosarul SSM al unei firme cu angajați cuprinde evaluarea riscurilor profesionale, planul de prevenire și protecție, instrucțiunile proprii SSM, tematicile de instruire, fișele de instruire individuală, decizia de numire a lucrătorului desemnat (sau contractul cu un serviciu extern) și evidența instruirilor. Se completează cu fișele de aptitudine de la medicina muncii și cu evidența echipamentului individual de protecție.
Dosarul SSM (documentația de securitate și sănătate în muncă, numită popular „dosarul de protecția muncii”) nu este un formular tipizat și nu se depune nicăieri. Este setul de documente pe care angajatorul le întocmește, le păstrează și le prezintă la cererea inspectorului de muncă. Legea nu îi dă un nume și nu fixează o listă închisă de piese: conținutul rezultă din obligațiile angajatorului, în principal din art. 12 și 13 ale Legii 319/2006 și din HG 1425/2006.
Piesele se leagă între ele. Evaluarea riscurilor stă la baza planului de prevenire și protecție, din plan rezultă instrucțiunile proprii, instrucțiunile se predau după tematici, iar instruirea se consemnează în fișe semnate. Dacă o piesă lipsește sau nu corespunde activității reale, lanțul se rupe, și exact asta caută inspectorul.
Opisul este cuprinsul dosarului și se pune pe prima pagină. Legea nu îl cere expres, dar ușurează controlul: inspectorul vede din prima ce ai și unde găsește fiecare document. Ordinea recomandată:
| Nr. | Document | Cine îl întocmește | Când se actualizează |
|---|---|---|---|
| 1 | Decizia de numire a lucrătorului desemnat sau contractul cu serviciul extern | Angajatorul | La schimbarea persoanei sau a prestatorului |
| 2 | Evaluarea riscurilor profesionale | Lucrătorul desemnat / serviciul extern | La orice schimbare a condițiilor de muncă și după un accident |
| 3 | Planul de prevenire și protecție | Lucrătorul desemnat / serviciul extern, aprobat de angajator | După fiecare revizuire a evaluării riscurilor |
| 4 | Instrucțiunile proprii SSM | Lucrătorul desemnat / serviciul extern | La schimbarea activității, a echipamentelor sau a tehnologiei |
| 5 | Tematicile de instruire | Lucrătorul desemnat / serviciul extern, aprobate de angajator | Odată cu instrucțiunile proprii |
| 6 | Fișele de instruire individuală | Cei care fac instruirea; semnate de fiecare lucrător | La fiecare instruire |
| 7 | Evidența instruirilor (registru) | Lucrătorul desemnat | Continuu |
După cele șapte piese urmează anexele: fișele de aptitudine de la medicina muncii, evidența echipamentului de protecție și documentele tehnice specifice activității (detaliate mai jos).
Este documentul de bază al dosarului. Identifică, pentru fiecare post și loc de muncă, pericolele (mecanice, electrice, chimice, fizice, ergonomice, psihosociale), probabilitatea și gravitatea lor, și stabilește nivelul de risc. Obligația vine direct din art. 12 al Legii 319/2006: angajatorul trebuie să realizeze și să dețină o evaluare a riscurilor, inclusiv pentru grupurile sensibile la riscuri specifice.
Greșeala tipică este evaluarea copiată de la altă firmă, cu posturi care nu există sau fără posturile care există. Inspectorul compară evaluarea cu posturile din Revisal și cu ce vede la fața locului. Evaluarea se revizuiește ori de câte ori se schimbă condițiile de muncă (utilaje noi, alt spațiu, posturi noi) și după un accident de muncă.
Transformă evaluarea în măsuri: tehnice (protecții la utilaje, ventilație, iluminat), organizatorice (pauze, rotația sarcinilor, circulația în depozit), igienico-sanitare și de instruire. Fiecare măsură are un responsabil, un termen și resursele necesare. Legea 319/2006 îl cere explicit, la art. 13, și îl leagă de evaluarea riscurilor.
Greșeala tipică este un plan cu măsuri generale („se vor respecta normele”), fără termene și fără responsabili. Un plan fără nume și date nu dovedește că s-a făcut ceva.
Sunt reguli concrete pentru activitatea ta: cum se lucrează în siguranță la fiecare post, cu fiecare utilaj sau substanță, ce echipament de protecție se poartă și ce se face în caz de incident. Ele completează legislația, nu o repetă. „Nu se lucrează la fierăstrăul circular fără dispozitivul de protecție montat” este o instrucțiune proprie; „se respectă Legea 319/2006” nu este.
Instrucțiunile se pun la dispoziția lucrătorilor la locul de muncă și sunt baza instruirii la locul de muncă.
Stabilesc ce se predă la fiecare fază de instruire: introductiv-generală (la angajare), la locul de muncă și periodică. Se întocmesc de lucrătorul desemnat sau de serviciul extern și se aprobă de angajator. Normele prevăd o durată de cel puțin 8 ore atât pentru instruirea introductiv-generală, cât și pentru instruirea la locul de muncă.
Fiecare lucrător are fișa lui, după modelul din normele metodologice. În ea se consemnează cele trei faze de instruire, cu durata, materialul predat și semnăturile celui instruit, ale celui care a făcut instruirea și ale celui care a verificat însușirea cunoștințelor.
Instruirea periodică se face la cel mult 6 luni (cel mult 12 luni pentru personalul tehnico-administrativ). Se repetă suplimentar când lucrătorul a lipsit peste 30 de zile lucrătoare, când se schimbă echipamentele, tehnologia sau instrucțiunile și la reluarea activității după un accident de muncă.
Fișa de instruire este piesa sancționată cel mai des: lipsește pentru angajații noi, e nesemnată sau are instruirea periodică expirată. Vezi ce amendă riști fără documente SSM.
Prin decizie internă, angajatorul numește persoana care se ocupă de activitățile de prevenire și protecție. Lucrătorul desemnat trebuie să aibă pregătirea minimă cerută de HG 1425/2006 (curs SSM de cel puțin 40 de ore), plus timpul și mijloacele necesare. Alternativa este un contract cu un serviciu extern de prevenire și protecție; în acest caz, în dosar se pune contractul.
Oricare ar fi varianta, răspunderea legală rămâne a angajatorului.
Este registrul sau lista centralizatoare cu cine, când și ce instruire a făcut. Nu înlocuiește fișele individuale, dar îți arată dintr-o privire cui îi expiră instruirea periodică luna viitoare. Inspectorului îi arată că ții termenele sub control.
Documentația pentru situații de urgență (PSI) este un dosar separat, reglementat de Legea 307/2006. Se verifică de ISU, nu de ITM, și nu se confundă cu dosarul SSM.
Documentele se întocmesc și se semnează de lucrătorul desemnat sau de serviciul extern și se aprobă de angajator. Fișele de instruire se semnează și de fiecare angajat. Poți porni de la modele, inclusiv generate automat, dar persoana cu pregătire SSM trebuie să le verifice pe realitatea firmei și să și le asume. La control nu contează cine a tehnoredactat documentul, ci dacă descrie corect ce se întâmplă în firmă și dacă măsurile sunt aplicate.
Inspectorul pornește de regulă de la Revisal: câți angajați ai, pe ce posturi și de când. Apoi cere dosarul și verifică dacă fiecare angajat are fișă de instruire semnată și la zi, dacă evaluarea riscurilor acoperă posturile reale, dacă planul de prevenire are măsuri urmărite, dacă există fișe de aptitudine și dacă echipamentul de protecție a fost acordat. Detalii în Ce verifică ITM la un control. Cât de des se dau amenzi în județul tău vezi pe harta amenzilor ITM.
Structura dosarului este aceeași în orice firmă. Diferă riscurile, posturile și echipamentul de protecție, deci conținutul evaluării, al planului și al instrucțiunilor. Ghiduri pe domenii: dosar SSM construcții · dosar SSM școală · dosar SSM HoReCa · dosar SSM transport · dosar SSM agricultură · dosar SSM birou · dosar SSM comerț · dosar SSM service auto · dosar SSM panificație · dosar SSM curățenie · dosar SSM prelucrarea lemnului.
Unitățile de învățământ intră sub aceleași obligații ca orice angajator, dar posturile sunt altele — cadru didactic, îngrijitor, administrator de patrimoniu, bucătar, fochist — iar peste 50 de angajați se constituie și comitetul de securitate și sănătate în muncă, cu decizie și procese-verbale. Documentele, posturile și ce se cere la controlul ITM în învățământ sunt detaliate în dosar SSM pentru școală.
Ai trei variante: îl întocmești intern, printr-un lucrător desemnat cu curs SSM; plătești un serviciu extern, de regulă cu abonament lunar; sau pornești de la modele generate pe datele firmei, pe care lucrătorul desemnat le verifică și le semnează. Pe SSM.AI, cele 7 documente personalizate pe firma ta costă de la 149 lei, o singură dată, fără abonament. Comparația completă este în Cât costă SSM la o firmă mică.
Dosarul SSM al firmei tale, în câteva minute
Cele 7 documente, personalizate pe CAEN, posturi și angajați, în format .docx editabil. De la 149 lei.
Generează dosarul SSMCe conține un dosar SSM?
Evaluarea riscurilor profesionale, planul de prevenire și protecție, instrucțiunile proprii SSM, tematicile de instruire, fișele de instruire individuală, decizia de numire a lucrătorului desemnat (sau contractul cu serviciul extern) și evidența instruirilor. Se completează cu fișele de aptitudine de la medicina muncii și cu evidența echipamentului de protecție.
E obligatoriu dosarul SSM pentru o firmă cu un singur angajat?
Da. Obligațiile din Legea 319/2006 se aplică de la primul lucrător, indiferent dacă firma este SRL, PFA sau II. Vezi și SSM pentru PFA cu angajați.
Cât de des se actualizează dosarul SSM?
Evaluarea riscurilor și planul de prevenire, la orice schimbare a condițiilor de muncă și după un accident. Instruirea periodică, la cel mult 6 luni (12 luni pentru personalul tehnico-administrativ). Fișele se completează la fiecare instruire.
Cine poate întocmi dosarul SSM?
Lucrătorul desemnat, cu pregătire SSM, sau un serviciu extern de prevenire și protecție. Angajatorul aprobă documentele și răspunde legal pentru ele.
Sunt suficiente modelele generice de documente SSM?
Nu. Inspectorul verifică dacă evaluarea de riscuri corespunde activității reale. Documentele generice, formale, se sancționează la fel ca lipsa lor.
Dosarul SSM include și PSI?
Nu. Documentația pentru situații de urgență este separată, reglementată de Legea 307/2006, și se verifică de ISU.
Articol informativ. Nu înlocuiește consultanța unui specialist SSM. Documentele se semnează și se implementează de lucrătorul desemnat sau de serviciul extern.